Skuteczna komunikacja w zespole wirtualnym

Każdego dnia pracujemy w wirtualnych zespołach, których członkowie są rozproszeni po całym mieście, kraju lub świecie. Praca w pełni lub częściowo zdalna stała się naturalnym oczekiwaniem ze strony pracowników, o których w dobie dużego niedoboru talentów rywalizuje wiele firm. Powstaje coraz więcej rozwiązań technologicznych umożliwiających współpracę na odległość, jednak wciąż wyzwaniem bywa zarządzanie pracą, komunikacją a także projektami. Jak zatem robić to dobrze? Jak łączyć najlepsze talenty z różnych zakątków świata i z powodzeniem realizować projekty? O tym Justyna Gościewska, ekspert ds. rekrutacji talentów w Experis.

Wydaje się, że lata pandemii nauczyły nas sprawnego działania w zespołach wirtualnych, jednak czy aby na pewno? Decydując się na realizację projektów wyłącznie zdalnie, powinniśmy zweryfikować zagrożenia komunikacyjne, aby przygotować i wdrożyć strategię pracy, która wspiera efektywność działań, jest jasna i klarowna dla całego teamu.

Must have każdego zespołu? Spotkania!

Pracownicy działający wyłącznie w trybie zdalnym, bez kontaktu z innymi osobami z zespołu są obarczeni ryzykiem utraty umiejętności komunikacyjnych. Najbardziej narażone na to są osoby korzystające z komunikacji asynchronicznej, czyli takiej, która nie zachodzi w czasie rzeczywistym, nie jest natychmiastowa i intuicyjna, jak w przypadku rozmów twarzą w twarz w biurze. Oznacza to, że dwie osoby realizujący wspólny projekt działają zupełnie niezależnie, trudno jest im więc skomunikować się tak, jak gdyby robiły to podczas fizycznego spotkania w siedzibie firmy. Może zdarzyć się także, że jedna z nich pracuje np. od godziny 7:00 do 15:00, a druga przez kolejne 8 godzin, ze względu na różnicę czasową czy tryb pracy, co także generuje wyzwania komunikacyjne. Ponadto, brak możliwości odczytania mowy ciała, gestów czy tonu głosu może znacznie wpływać na jakość komunikacji. Przykładem narzędzi asynchronicznych są nagrania głosowe, wiadomości na czacie czy maile, które pozbawione niuansów językowych oraz intencji przekazu bywają mylnie interpretowane przez odbiorców.

Skutkami regresji umiejętności komunikacyjnych w pracy mogą być między innymi więcej nieporozumień, a także problemy w budowaniu relacji oraz utrata istotnych dla projektów informacji czy pomysłów. Uwzględnienie w codziennych działaniach komunikacji synchronicznej przeciwdziała tym zagrożeniom. Dlatego by utrzymać płynną wymianę informacji, budować atmosferę współpracy i zaufania, tak ważne jest ustalenie regularnych, obowiązkowych spotkań wideo z zespołem. Ważne: spotkania powinny mieć swoją agendę, dzięki której każdy uczestnik będzie wiedział na co powinien się przygotować. Podczas cyklicznych spotkań członkowie zespołu mogą dzielić się informacjami przemyśleniami, doświadczeniami, omawiać postępy projektów, ale także pojawiające się wyzwania czy pomysły, co jest szczególnie ważne, przy złożonych problemach w projektach IT.

Efektywna komunikacja zespołu IT w kilku krokach

Wdrożenie zasad jasnej, otwartej i aktywnej komunikacji wzmocni efektywność zespołu wirtualnego. Jak zrobić to dobrze?

• Kiedy przekazujesz informacje w zespole IT, ważne jest, aby być klarownym, zwięzłym i precyzyjnym. Unikaj nadmiernego skomplikowania i branżowego żargonu, który może być niezrozumiały dla niektórych członków zespołu.
• Upewnij się, że informacje są przekazywane w sposób zrozumiały dla wszystkich i wszyscy mają dostęp do niezbędnych plików, dokumentacji czy folderów.
• Zaplanuj czas na ustalenie przy każdym projekcie celów, terminów, oczekiwanych wyników, priorytetów oraz zakresu odpowiedzialności za konkretne zadania w sposób klarowny dla wszystkich członków. Pozwoli to na uniknięcie nieporozumień i dotrzymanie timingu.
• Regularnie aktualizuj dane, postępy oraz wszelkie inne istotne informacje projektowe. To pozwoli na zachowanie ciągłości działań oraz szybką odpowiedź w razie pytań.
• Częsta wymiana informacji i feedback wzmocni zaangażowanie pracowników zdalnych.
• W skutecznej komunikacji zespołowej ważne jest nie tylko mówienie, ale także aktywne słuchanie. Każdy powinien mieć możliwość wyrażenia swoich pomysłów, by poznać różne perspektywy i punkty widzenia. Atmosfera otwartości i szacunku zachęca do konstruktywnej dyskusji i prowadzi do wypracowania najlepszych rozwiązań.

W co warto inwestować, aby prowadzić lepszą komunikację?

Wirtualna komunikacja opiera się w znacznej mierze na technologii, dlatego wybór odpowiednich narzędzi jest tutaj niezwykle ważny. Selekcję dostępnych rozwiązań należy rozpocząć od zrozumienia potrzeb organizacji, w tym rodzajów komunikatów i przekazywanych informacji. Na rynku istnieje wiele platform i narzędzi, które można ze sobą integrować, weź to pod uwagę planując tego typu rozwiązania.

Pracownicy zdalni powinni prezentować rozwinięte kompetencje komunikacyjne. Aktywne słuchanie, jasne formułowanie myśli, zadawanie trafnych pytań, konstruktywne rozwiązywanie konfliktów, budowanie zaufania i udzielanie feedbacku – to obszary, w które warto inwestować poprzez szkolenia i warsztaty.

Skuteczna komunikacja jest kluczowa nie tylko dla dobrze realizowanego projektu, ale przede wszystkim dobrej współpracy na co dzień. Warto zatem pamiętać o kilku ważnych aspektach, jakimi są prowadzenie spójnej i przemyślanej strategii komunikacji, uwzględnienie zarówno kwestii działań synchronicznych, jak i asynchronicznych oraz wybór odpowiednich narzędzi. Inwestowanie w rozwój umiejętności miękkich pracowników oraz budowanie atmosfery zaufania i współpracy przyczyniają się do osiągania lepszych wyników w zespołach wirtualnych.